ビジネスシーンで使わないシーンはない「メール対応」ですが、ルーティン業務になっても同じ文章では作れない厄介な業務です。
しかし、ChatGPTではメール文作成まで行えるほか、誤字脱字の懸念がないため手間を減らして業務効率化に繋げられます！
ただし、使い方に注意をしないと、クレーム対応なら火に油を注ぐことになってしまうので注意しましょう。
本記事では、ChatGPTで実際にシーン別にメール文を作ってもらい、どのような文章が出来上がるのかを解説します。
メール文をChatGPTで作る際の注意点も解説するため、ぜひご参考ください。
ChatGPTにメール文を作ってもらう：クレーム編
ChatGPTにクレーム対応に関するメール文を作ってもらいました。
設定としては、卸売業社がレストランへの発注分の量を間違えてしまった設定にしています。
■質問
肉の卸しをやっていて、レストランの発注数の10倍の牛タンを送ってしまいました。クライアントが激怒しているため、謝罪メールを作ってください。
■ChatGPT
件名: 謝罪と修正のお詫び
尊敬する○○○○様、
この度は私たちのミスにより、レストランの発注数の10倍もの牛タンをお届けしてしまい、お客様に大変なご迷惑をおかけしてしまいましたこと、深くお詫び申し上げます。
私たちはお客様からの信頼に応えられるよう、常に努力してまいりますが、今回はご期待に添えない結果となってしまいましたことを、心よりお詫び申し上げます。
ご注文数に間違いがあったことは、私たちの責任です。今後は、このようなミスが二度と起こらないよう、更なる注意を払って業務に取り組んでまいります。
ご迷惑をおかけしましたこと、再度深くお詫び申し上げます。今後ともご愛顧いただけますよう、よろしくお願い申し上げます。
敬具
ChatGPT
ちょっと、煽っているように見えて、発注ミスに対してはそのまま使うことはできませんね。
しかし、補填対応などの内容を入れることによって、整形され使える文章になる気もします。
（10倍の量送ったんなら、電話して現地にすぐにGOが正しいですが…）
ChatGPTにメール文を作ってもらう：担当変更の挨拶編
ChatGPTに担当変更になった際の挨拶メール文を作ってもらいました。
設定としては、商社勤務のAさんがBさんから担当変更になった設定です。
■質問
以下の要件で、挨拶メール文を作成してください。
名前：A
勤務先：XXX商社
要件：前担当BからC社の担当を引き継ぐため挨拶メールを作りたい
■ChatGPT
○○さん
XXX商社の新しい担当として、この度はご挨拶申し上げます。前担当のBさんからご紹介いただきました。
ご担当いただくC社の皆様とは今後ともより良いビジネスパートナーとして、お互いに協力し合いながらより良い関係を築いていければと思っております。
現在、Bさんより引き継ぎ業務を進めておりますが、ご不明点等ございましたら、いつでもお気軽にお問い合わせください。
今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
[あなたの名前]
これは使えそうです。
質問の仕方をクレーム対応から変え、要件を箇条書きにしたことが功を奏したのか、そのままでも使えそうな文章が出来上がりました。
一方、前任者からの引継ぎ内容が入っていないため、あればChatGPTに要件を伝えて作成してもらうのも手でしょう。
ChatGPTにメール文を作ってもらう：奥さんへの謝罪メッセージ
クライアントとの仲よりも重要なのは、奥さんとの円満な関係です。
AIは二人の仲を取り持つことができるのか、検証もかねて文章を作ってもらいます。
設定は、無断で朝まで遊んでしまったAさんが、朝帰りにカンカンに怒っている奥さんへのメッセージを作ってもらう設定です。
■質問
以下の要件で、謝罪メッセージを作成してください。
奥さんの名前：ゆり
要件：翌日テーマパークに家族で行く予定があったのに、前日に友達と盛り上がってしまい奥さんに無断で朝まで飲んでしまった。テーマパークに行けなくなってしまい、奥さんは怒り・子供は泣いている状況。
希望するゴール：奥さんの怒りを鎮め、家族円満になること。
■ChatGPT
私の軽率な行動で、家族での大切な計画を壊してしまい、本当に申し訳ありません。友達との時間に夢中になりすぎて、あなたや子供たちの気持ちを考える余裕がありませんでした。
私が飲み過ぎてしまい、テーマパークに行くことができなくなったこと、子供たちが泣いてしまったこと、それをすべて私のせいで引き起こしてしまったことを深く反省しています。私がやったことで、あなたや家族の大切な思い出を奪ってしまったことを、本当に心苦しく思っています。
今後、このようなことが再び起こらないように、責任を持って行動し、あなたと家族を大切に思う気持ちを忘れずに生活していきます。もう一度、本当に申し訳ありませんでした。
きっと奥さんは実家に帰ってしまい、当分戻ってこないでしょう。
あなたや子供の気持ちを考える余裕がなかったとはっきり言ってしまっているので……
他人事調なのも、火に油を注いでいますね。何も考えずにコピペをしてしまうと、とんでもないことが起こるので注意しましょう。
ChatGPTにメール文を作ってもらうのはOK！ただ注意しないととんでもないことになる
ChatGPTでメール文を作ってもらうと、業務効率化が進みルーティンワークがスムーズになります。
しかし、クレーム対応や奥さんへの謝罪メッセージなどの重要なシーンでは使用は避けたほうが良いケースもあります。
ChatGPTにどうしても作ってもらいたい場合、細かく要件を伝え希望するゴールなどを設定し、何度もトライアンドエラーを繰り返さないといけないでしょう。
その手間を考えたら自分で作った方が早い場合があるので、ケースバイケースで活用してみてください。